Van idee naar startup: een gids voor startup founders

Een bedrijf begint met een goed idee: innovatie die de potentie heeft het leven van mensen te vergemakkelijken of te verbeteren. Terwijl de focus vanaf dat moment ligt bij het op het ontwikkelen van het product of de dienst, het vinden van klanten en het uitwerken van de marketingstrategie, wordt één belangrijk aspect wel eens over het hoofd gezien: de juridische kant van ondernemen.

Van het moment dat wordt besloten het bedrijfsidee om te zetten in werkelijkheid, worden ondernemers geconfronteerd met belangrijke juridische keuzes: welke rechtsvorm past het beste bij de plannen? Welke vergunningen zijn nodig? Welke aansprakelijkheidsrisico’s loop je en hoe bescherm je je daartegen? Deze vragen zijn niet alleen relevant voor grote ondernemingen. Het succesvol op de markt brengen van het idee vraagt om een gedegen plan en een goed begrip van de juridische en fiscale aspecten die daarbij komen kijken. Dit artikel biedt een uitgebreide gids voor startende ondernemers en beantwoordt de meest voorkomende vragen om je te helpen de juiste keuzes te maken bij het opzetten van je bedrijf.

Hoe ga ik ondernemen: welke vorm past het beste bij mijn (toekomstige) onderneming?

Bij het starten van een onderneming in Nederland is de keuze van de rechtsvorm een van de eerste en belangrijkste beslissingen die een founder moet nemen. Iedere rechtsvorm kent zijn eigen juridische en fiscale gevolgen en bepaalt hoe aansprakelijkheid, zeggenschap en winstverdeling worden geregeld.

Besloten vennootschap (BV)

Wie persoonlijke aansprakelijkheid wil beperken en het bedrijf wil laten groeien met aandeelhouders of investeerders, kan voor de besloten vennootschap (BV) kiezen. Een BV heeft ‘rechtspersoonlijkheid’ en kan zelf overeenkomsten met anderen aangaan, zoals contracten met leveranciers en arbeidsovereenkomsten met personeelsleden. Behalve in gevallen van onbehoorlijk bestuur, zijn bestuurders en aandeelhouders daardoor niet zelf aansprakelijk voor de schulden van de BV (formeel-juridisch wordt gezegd dat de aansprakelijkheid van aandeelhouders beperkt is tot het kapitaal wat zij hebben ingebracht).

De oprichting van een BV geschiedt bij notariële akte: een notaris is dus vereist. De akte van oprichting bevatten de statuten van de BV. De statuten bepalen onder meer welke soort aandelen uitgegeven kunnen worden, welke rechten verbonden zijn aan die soorten aandelen, wie bevoegd is de BV te vertegenwoordigen (iedere bestuurder bijvoorbeeld, of twee bestuurders gezamenlijk, meer varianten zijn denkbaar), hoe besluiten tot stand komen, etcetera. In de oprichtingsakte worden ook aandelen uitgegeven aan de oprichters die daarmee dus aandeelhouders worden.

Oprichting bij de notaris klinkt wellicht als een kostbaar traject, maar tegenwoordig zijn er meerdere aanbieders die grotendeels online trajecten aanbieden. Oprichting is dan vaak mogelijk binnen een of een aantal dagen. Voor een eenvoudige BV met standaard statuten is dat vaak een goede, goedkope en snelle optie. Voor een BV waarin meerdere co-founders zullen participeren en waarin op korte termijn investeerders zullen instappen, schieten dergelijke standaard-oprichtingsaktes vaak tekort en is achteraf alsnog een statutenwijziging nodig. Zo ben je uiteindelijk vaak alsnog duurder uit.

De BV is een geschikte ondernemingsvorm wanneer je met co-founders of andere aandeelhouders een onderneming wil starten, want het kapitaal kan worden verdeeld over meerdere aandeelhouders. Ook is de BV de verstandige optie als de kostenstructuur van de onderneming hoog is of als aansprakelijkheidsrisico’s om andere redenen groot zijn. Financieel-fiscaal is het verstandig voor de BV te kiezen als het de verwachting is dat (op termijn) een hoge winst zal worden gerealiseerd.

Kies ook voor een BV als een verkoop van de onderneming (exit) een doelstelling is. Aandelen in een BV kunnen immers worden verkocht aan een koper, waarmee de gehele onderneming (inclusief contracten) van eigenaar wisselt. De verkoopprijs kan bovendien fiscaal gunstig gestructureerd worden, waardoor de winst bij verkoop niet direct belast wordt (deelnemingsvrijstelling).

Eenmanszaak

De eenmanszaak is een eenvoudige ondernemersvorm en wordt veelvuldig gebruikt door ZZP’ers en kleine ondernemingen. De oprichting van een eenmanszaak is eenvoudig geregeld door inschrijving bij de Kamer van Koophandel en is mogelijk zonder tussenkomst van een notaris.

Ondernemers met een eenmanszaak zijn volledig (persoonlijk) aansprakelijk voor alle schulden van de onderneming; er is geen scheiding tussen privé- en bedrijfsvermogen. Het risico bij financiële tegenslag komt daarmee volledig voor rekening van de ondernemer. Aan de andere kant kan worden geprofiteerd van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en mkb-winstvrijstelling, die zeker de eerste jaren aantrekkelijk kunnen zijn. Let wel, boven een bepaalde winst is het fiscaal voordeliger om te ondernemen via een besloten vennootschap. Bijstand door een accountant of fiscalist is aan te bevelen.

Een eenmanszaak is een geschikte ondernemingsvorm indien geen sprake is van een samenwerking met een co-founder of compagnon, de investeringen in de onderneming beperkt zijn, de bedrijfskosten overzichtelijk en beheersbaar zijn (aangezien de ondernemer aansprakelijk is voor de schulden aan leveranciers) en de aansprakelijkheidsrisico’s te overzien zijn.

Als één van de doelstellingen een verkoop van de onderneming (exit) is, dan ligt een keuze voor een eenmanszaak minder voor de hand. De eenmanszaak kan als geheel niet zonder meer worden verkocht, slechts de activa en de passiva van de eenmanszaak kunnen los worden verkocht en overgedragen. Overdracht van contracten is alleen mogelijk met medewerking van de contractspartijen, wat voor onzekerheid en complexiteit kan zorgen. Als een exit wordt geambieerd is de BV vaak de meer voor de hand liggende optie.

Vennootschap onder firma (VOF), commanditaire vennootschap (CV), maatschap

Wanneer je samen één of meer vennoten een onderneming wil starten, kan een VOF, CV of maatschap ook worden overwogen. Het zijn samenwerkingsverbanden tussen twee of meer personen. De maatschap is een samenwerkingsverband gericht op de uitoefening van een beroep. Deze rechtsvorm komt vooral voor bij advocaten, tandartsen, huisartsen, accountants, architecten en fysiotherapeuten. Is er geen sprake van de uitoefening van een beroep, maar is eigenlijk sprake van de uitoefening van een bedrijf, dan is sprake van een VOF of CV. De VOF kent twee of meerdere vennoten; de CV kent een of meer beherend vennoten en een of meer commanditaire vennoten: de geldschieters die niet op de voorgrond treden. Bij een maatschap zijn de maten voor gelijke delen aansprakelijk (bijvoorbeeld ieder voor de helft, bij een maatschap met twee maten), terwijl VOF-vennoten hoofdelijk aansprakelijk zijn voor alle schulden (ieder voor het geheel).

De commanditaire vennootschap (CV) is een variant op de VOF, specifiek bedoeld om de onderneming te kunnen starten met (stille) geldschieters (commanditaire vennoten) naast de beherende vennoten die de dagelijkse leiding voeren. De beherend vennoten zijn persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk; de commanditaire vennoten slechts voor het bedrag dat ze hebben ingebracht.

Voor oprichting van de bovengenoemde vormen is geen notariële akte vereist. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel is voldoende. Het is echter aan te raden om de afspraken van de samenwerking vast te leggen in een overeenkomst. Denk hierbij aan afspraken over inbreng, vertegenwoordigingsbevoegdheid, winstverdeling en beëindiging van de samenwerking.

De wetgever is voornemens de verschillen tussen de samenwerkingsvormen te verminderen via het voorstel Wet Modernisering Personenvennootschappen.

Tussenconclusie

De meest voorkomende rechtsvorm (in de startup en scale-up praktijk) is de BV. Een logische keuze als de inzet en de potentie van de onderneming is om met behulp van meerdere aandeelhouders te groeien tot een (internationaal) succesvolle onderneming die uiteindelijk verkocht kan worden. Ook hebben investeerders een voorkeur voor deze rechtsvorm. Voor groei, investeringen en risicospreiding is de BV de favoriete rechtsvorm voor veel scale-ups en startups. Hieronder zal de BV tot uitgangspunt worden genomen.

Hoe zorg ik voor een goede governance?

De governance in een BV verwijst naar de wijze waarop de BV wordt bestuurd en gecontroleerd. Governance ziet op de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de verschillende organen en stakeholders. De basis van de governance wordt gelegd in de statuten van een BV. De statuten bevatten basisbepalingen over hoe de BV functioneert. Wanneer een BV meerdere aandeelhouders heeft, is het aan te bevelen aanvullende afspraken te maken in een aandeelhoudersovereenkomst, waar verdere governance-afspraken kunnen worden gemaakt.

Aandeelhoudersovereenkomst

Aandeelhoudersovereenkomsten bevatten vaak aanvullende afspraken over informatievoorziening aan de aandeelhouders, afspraken over het te hanteren dividendbeleid, clausules over bijzondere bestuurs- en aandeelhoudersbesluiten die een bijzondere meerderheid vereisen (reserved matters), een beding dat bepaalt wanneer aandeelhouders verplicht zijn aandelen aan te bieden en wanneer een founder kwalificeert als een leaver (en wat de consequenties daarvan zullen zijn). Aandeelhoudersovereenkomsten bevatten vaak ook bepalingen over de  bescherming van intellectueel eigendom (waarover straks meer), geheimhouding, (non-)concurrentie en afspraken over een eventuele exit-strategie, met bijbehorende drag-along en waterval bepalingen. In dit artikel worden alle ins en outs behandeld van een aandeelhoudersovereenkomst.

Aanvullende reglementen

Zijn er meerdere bestuurders en is een specifieke taakverdeling overeengekomen? Dan kan het interessant zijn om een bestuursreglement op te stellen. Een bestuursreglement is een aanvulling op de statuten en regelt de interne werkwijze van het bestuur. Het bevat afspraken over taakverdeling tussen bestuurders, besluitvorming binnen het bestuur, vergaderfrequentie en procedures, informatievoorziening aan aandeelhouders en toezichthouders, en bevoegdheden voor het aangaan van belangrijke verplichtingen. Ook worden goedkeuringsvereisten voor bepaalde besluiten vastgelegd, evenals procedures bij belangenconflicten. Als sprake is van een toezichthoudend orgaan zoals een raad van commissarissen, dan is een RVC-reglement aan te bevelen.

Intellectueel eigendom

Bescherming van intellectueel eigendom (IE) is voor startups vaak een van de eerste strategische juridische stappen die gezet moeten worden. Het contractueel veiligstellen van rechten op software, merken, handelsnamen, designs en knowhow zorgt ervoor dat waarde daadwerkelijk in de onderneming komt te liggen en niet terecht komt bij individuele founders, medewerkers of freelancers die met de ontwikkeling van de producten bezig zijn. Zonder goede clausules over IE-overdracht in arbeidsovereenkomsten of opdrachtovereenkomsten met freelancers, loop je het risico dat cruciale rechten buiten de vennootschap blijven. Daarnaast kan tijdige registratie van een merk of model voorkomen dat concurrenten je marktpositie ondermijnen. Kortom: een solide IE-strategie legt de basis voor investeerbaarheid en duurzame groei.

Bij spin-offs, bijvoorbeeld vanuit een universiteit of na een afsplitsing van een bestaande corporate, speelt intellectueel eigendom een nog belangrijkere rol. Vaak is de technologie of het concept al ontwikkeld en wordt dit via een licentie of overdracht ingebracht in de startup. Het is cruciaal om hierbij duidelijke afspraken te maken over wie de IE-rechten bezit, welke gebruiksrechten de spin-off krijgt en of er beperkingen gelden (bijvoorbeeld territoriaal of qua toepassingsgebied). Ook moeten afspraken worden gemaakt over toekomstige ontwikkelingen: behoren nieuwe uitvindingen aan de spin-off of aan de oorspronkelijke organisatie toe? Heldere contractuele vastlegging voorkomt discussies en maakt de spin-off aantrekkelijker voor investeerders. Meer weten over een goede strategie met betrekking tot en bescherming van intellectueel eigendom? Lees dan dit artikel.

Aantrekken van investeerders

Startups hebben verschillende financieringsinstrumenten tot hun beschikking, zoals converteerbare leningen (CLA’s), SAFE’s, subsidies of een eerste equityronde, maar vanzelfsprekend ook geldleningen en rekening-couranten van financiers. Als investeerders vroeg of laat aan boord zullen komen, is het essentieel om vanaf het begin een duidelijke cap table op te stellen en deze te onderhouden. Een goed overzicht van aandeelhouders en potentiële verwatering bijvoorbeeld door toegekende opties, geeft vertrouwen aan toekomstige investeerders en voorkomt discussies bij latere rondes. Transparantie in de cap table is vaak het eerste onderdeel van een investeerders due diligence. Over de verschillende vormen van investeren lees je hier meer.

Commerciële overeenkomsten en templates

Nadat de BV qua governance en intellectueel eigendom goed is ingericht en de cap table is bijgewerkt, kunnen de eerste commerciële contracten worden gesloten. Een set met goed op de onderneming afgestemde algemene verkoopvoorwaarden is een goed begin. De algemene voorwaarden kunnen vervolgens op elke klant of afnemer worden toegepast. Goed opgestelde algemene voorwaarden zorgen ervoor dat de startup goed is beschermd tegen veelvoorkomende risico’s in de dagelijkse bedrijfsvoering, zoals geschillen omtrent levering of schade, maar ook wanbetaling.

Zeker bij datagedreven bedrijven is het essentieel om een solide privacy-strategie te implementeren en vast te leggen in een privacy statement. Richt vanaf de start processen en systemen zo in dat persoonsgegevens veilig en conform de regels worden verwerkt. In het kader van de AVG mag een startup die persoonsgegevens laat verwerken door een derde partij (bijvoorbeeld een softwareleverancier) niet zonder meer data uit handen geven. In dat geval is een verwerkersovereenkomst verplicht. Hierin worden afspraken vastgelegd over de omgang met persoonsgegevens, beveiligingsmaatregelen en aansprakelijkheid. Het ontbreken van zulke overeenkomsten kan leiden tot boetes en reputatieschade. Voor investeerders is het bovendien een belangrijk signaal dat de onderneming haar privacy- en databeheer serieus neemt. Deze documenten vormen dus niet alleen juridische bescherming, maar dragen ook bij aan betrouwbaarheid richting klanten en investeerders.

Employee incentives

Het aantrekken en behouden van talent is cruciaal voor een startup. Een goed ingericht employee incentive plan, zoals stock appreciation rights, aandelenopties of certificaten via een STAK, zorgt ervoor dat medewerkers meedelen in de waarde die ze helpen creëren. Dit versterkt betrokkenheid en maakt het bedrijf aantrekkelijker als werkgever én aantrekkelijker voor investeerders. Belangrijk is dat de structuur fiscaal en juridisch goed is doordacht, zodat verrassingen achteraf worden voorkomen.

Exitstrategie

Hoewel een exit vaak nog ver weg lijkt, is het verstandig hier in een vroeg stadium over na te denken. Investeerders zullen willen weten welke mogelijkheden er zijn voor toekomstige waardecreatie, bijvoorbeeld via een verkoop aan een strategische partij of een secundaire verkoop aan nieuwe investeerders. Het opnemen van drag-along– en tag-along-regelingen in de aandeelhoudersovereenkomst geeft duidelijkheid over hoe een exit in de praktijk kan verlopen en voorkomt blokkades op een cruciaal moment. Founders doen er verstandig aan Exit-scenario’s op tijd door te rekenen en te letten op liquidatiepreferenties. Reken met verschillende scenario’s: de home-run maar ook een minder optimaal scenario.

Conclusie

Het kiezen van de juiste rechtsvorm, het opstellen van de juridisch relevante documenten zoals een aandeelhoudersovereenkomst en algemene voorwaarden, alsook het tijdig regelen van praktische en juridische zaken zijn bepalend voor een succesvolle start. Door goed en tijdig advies in te winnen en je documenten helder en op maat te laten opstellen, voorkom je veelvoorkomende juridische valkuilen. Ondernemen blijft pionieren, maar een goede juridische basis tilt jouw bedrijf naar een professioneel en hoog niveau. Zo is jouw onderneming klaar om te groeien en te schalen.

Het gespecialiseerde team van INC. biedt uitgebreide ondersteuning aan oprichters van startups en scale-ups én hun investeerders tijdens het gehele oprichtingstraject.

Neem contact op met INC. om jouw specifieke case te bespreken.